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怎么做好办公室主任?

来源: 时间:2021-04-27 17:14:08 次数:

主任无大小,同是办公室主任,不同部门的办公室主任,是有着天壤之别的。以县一级为例,县直部门的办公室主任,实际上就是办事人员,一般都没有级别。但是县委办、政府办的办公室主任,就是领导级别,与县直部门的办公室主任完全是两个概念。领导该怎么做才是最好,这不是我们能讨论清楚的。我结合个人工作,以县直部门的办公室主任为例,谈一谈办公室主任的应具备哪些能力素质。

一、具备过硬的业务素质

一是文字处理能力。简单地说就是要会写材料,不管大小、不管类型,只要有要求,你就要能写出来。常用的方案、计划、总结、通知、述职报告、经验材料、对照检查材料、整改落实报告、领导讲话,这些都要会写,而且要有一定的章法。也就是对每种材料大概怎么写,要做到心中有数,一旦领导安排或者工作需要,要能及时拿得出来。

当然,这需要有一个慢慢积累的过程。还记得在以前单位,每个月都要上台分享发言,看着其他处室同事写的材料真是高大上,而自己每次都要提前好几天准备,憋出来的自己都看不下去。后来转业换单位,我就一个条件,不从事办公室工作。但是天不遂人愿,三年前我还是被调到了办公室工作。

面对现实,我只有光脚上阵,不会就学就抄。我对自己立下一个规矩,就是所有的材料,不管大小,不管重要不重要,我都坚持一字一字的自己写出来,哪怕是抄别人的,我也要换个自己的说法。当时有领导和同事,说我这样太笨了,要多借鉴,有些不重要的没必要一字一字的写,抄一抄,用一用之前的就行了。但我还是坚持自己的规矩,这样熬过了一年后,在材料上进步还是很明显的。后来慢慢揣摩,向行家请教,现在对基本的材料都能应付过去,虽说谈不上什么质量,但是应付工作已经没有问题,我自己也是很满足了。

当然,这其中少不了坚持学习,学习政策法规、上级文件、上级精神,只有把这些掌握消化,变成自己的东西,在写材料的时候才能切中要害,有的放矢,真正发挥以文辅政的作用。

二是业务工作能力。办公室工作很繁杂,除了业务工作,其余的工作基本都落脚在办公室。比如党建、党风廉政建设、意识形态、文明创建、综治、档案、财务、人事等等,这些是又多又杂。虽然这些工作会分配不同的具体工作人员,但是作为办公室主任,必须对每项工作的要求、流程、重点都聊熟于胸。作为办公室主任,对这些工作要起到把关、督促的作用。如果对这些工作都不了解,对基本业务不熟悉,那怎么来把关和督促呢?

业务能力提升,最简单的办法就是从事具体工作,只有这样才能真正了解这项工作,具备承担这项工作的能力。我到办公室工作的这几年,由于办公室人员少,除了人事和财务,其余的工作都负责过。从年初谋划到年终考核,都至少经历过一遍。也正是这些经历,让我现在对办公室的工作基本都能承担得起来。

三是常用技能技巧。比如,文档的排版,文件的制作,打印机、传真机的使用,简单的电脑和网络故障处理等。这些看似非常不起眼的技能技巧,你掌握了觉得没有什么,但是不掌握,就会在关键时刻让你很难受。

比如文档的排版,一般单位都会有打印室,由打印室来排版,制作文件,但是不可能事事都由打印室来给你排版打印呀。记得有一次晚上,一个科室有个专业上的紧急情况,需要送给县领导。但是他们平时不重视文件排版,结果就按照自己的习惯直接打印出来,送给了县领导的秘书。领导秘书看后委婉地说,这样的排版不是很美观,如果这样送去怕领导不高兴。没办法,他们又给我打电话,我过来给他们按照正式文件要求排版后,他们才再次送过去。有很多未从事过办公室工作的同志,是非常不注意这方面的细节的。文件排版看似是小事,却可以影响一个单位的对外形象。作为办公室主任,在这方面要有绝对的把关能力。

当然其他的常用技能,只有自己掌握了,在遇到具体问题时,才不至于举手无措。要知道事事求人,真不如事事求己。

二、具备较强的协调能力

都说办公室是一个单位的中枢,所有的人员和科室都要围着办公室转。那办公室主任就是这个中枢的中心,只有具备了较强的协调能力,才能保证单位运转的顺畅。

一是上传下达。这个看似很简单的工作,要做好真是不容易。比如今天上级来了一个会议通知,需要单位领导第二天下午去参加一个会议,那你该怎么通知呢?有人可能收到通知以后,就直接送给领导或者给领导电话通知一下就了事。但是领导的事多,有时候时间一长可能就忘记了。细心的人就会在收到通知后,第一时间先向领导汇报,好让领导对明天的工作有计划地安排。然后在第二天中午要下班的时候,再次给领导提醒,下午要开会,以免领导因事忘记,造成误会或迟到。

再比如,收到一份文件要求两个月后上报单位落实情况,文件送给具体办理人员后,有可能时间一长办理人员就忘记了。细心的人就会在收到文件后,将什么时间需要报送情况登记起来,到上报情况的前几天,就会提醒一下办理人员,需要什么时间上报情况,这样就不会误事。

二是左右沟通。就是要居中协调,加强信息传输,实现信息共享,消除信息壁垒。比如某个科室需要组织一次下级单位的业务培训会,向办公室申报以后,办公室就应该征询申报科室意见后,及时征求其他科室意见,有没有需要举办类似培训会的。如果有,单位就可以统筹开展,避免造成多次组织,给基层增加负担。

再比如,某科室有一项工作,需要另外一个科室协助配合。一般来讲办公室在签约文件的时候,就会明确下来。但有时候事先没有预料到,在工作进行中发现需要另外一个科室配合一下。那么办公室就要及时出面,向另外一个科室讲明原由,安排工作,明确责任,确保工作能顺利进行。

三是化解矛盾。根据以往的经验,主要涉及领导之间。有时候领导之间,会对某些工作意见不一致,但是又没有到当面讨论的时候。这时候,办公室,尤其是办公室主任就要灵活处理,两边汇报请示,从中传话,尽力化解。

记得有一次主要领导和分管领导,为谁签署一份协议的问题,两个都说需要对方签。我作为办事人员在中间被推来推去,不知道怎么办才好。最后我就咨询了律师,分别向两位领导进行了汇报。如果是法人,就需要主要领导签;如果未明确为法人,在班子会议定后,可以由分管领导签。为此领导在班子会上,就签署合同协议的事项进行了明确,避免了领导之间的矛盾。

三、具备强大的心理素质

办公室一直都是单位的是非之地,因为办公室要服务单位的一切工作,因此不可能做到尽善尽美,让每个人都满意。当有的事情不如大家的意,有的做法没有达到大家的预期的时候,就会出现各种意见和矛盾。面对这些矛盾和意见,作为办公室主任,首先要受着,还不能反驳。这也是为什么现在大家都不愿意从事办公室工作的一个重要原因。作为办公室主任,就要有强大的心里承受能力,否则就会工作的非常痛苦。

主要是要能承受各方面真实或不真实的批评意见。

这几年我是深有体会。我们办公室一直只有三个人,一个老同志,我到办公室的时候她只有不到3年就要退休了,一个聘请的同志,但是聘请的人员一直在换,三年换了三个。面对这种情况,这几年来,平时在安排工作的时候,老同志主要是完成本职工作,基本没有安排额外的工作。聘请的人员,由于一直在换,都是新手,一般都是安排一些简单直接的工作。因此,我自己也要承担很多业务工作,说实话也经常是忙得灰头土脸的。

但是在有的同志看来,这样子就是非常大的问题。主要是我统筹能力差,办公室工作没有安排好,认为一个办公室主任应该是只管大局,不应做具体的事;对办公室人员没有用好,对年轻同志培养也不够,使他们进步很慢;同时,基于上述原因,导致办公室工作职能没有发挥好。这几名同志很执着,每年都在组织生活会、年终总结会上给我提相同的意见。

听到这些意见,我是心里有苦但口中难言,感觉是人吃了苦但是戏唱得不好看。因为办公室情况摆在这,老同志要退休了,能完成本职工作已经很不错了。一个年轻的同志还总是换来换去,刚教会一点又走了。而且有些工作一开始就交给年轻的同志,也确实是为难了他,还完成不好。但是办公室的工作还是需要继续呀,我就只有自己多做一点。

而且这些同志这样一说,感觉就是办公室的工作多是我做了,而其他的同志就像在玩一样,这让办公室其余的同志心里也很不好受。事实上,他们也很辛苦,只不过平时做的事大家都没有看到。所以听到这样的意见,我反驳也不是,不反驳也不是,让我开始一段时间真的很痛苦。我也多次找到领导,说自己确实能力有限,不想再从事办公室工作。但是领导都没有答应,就这样一直到现在。

后来,我慢慢也就习惯了,我想只要我无愧于内心,无论他们怎么评价我都不要紧。这只是其中的一件事,实际工作中要面临的还有很多。比如说有时候做会议记录,现场发言比较乱,我们会记到个人笔记本上,会后再整理。这时候就有人会提建议,说会议记录完全可以当场记录,没必要会后整理,这样不是无形浪费时间吗?同时还上升到一个高度,说办公室的工作方式方法不好。诸如此类,因此作为办公室主任,有一个强大的心里素质真的很重要,关键是要能承受的住负面的评价和说辞。

四、具备吃苦的奉献精神

一是要经常加班。加班是常态,不加班是例外,这是办公室人员自己的总结办公室工作状态。像两办的经常是没有周末没有假期没有下班的概念,我经常在工作群中看到他们在晚上10点多、周末休息的时候还在发通知。

县直部门还稍微好一点,但也要经常加班。比如年底考核的时候,主要任务都在办公室,其他科室的人员是不愿帮忙的。这时候要写材料,要整理考核资料,要准备考核现场,基本上那一段时间也没有周末没有下班的概念。因为考核涉及每个人的年终奖金,办公室不敢怠慢。

再比如,有时候上面安排工作很急,要结果也很急。有时候甚至下午或者晚上安排第二天就要结果,周末安排下周一就要结果。面对这样的工作,作为办公室主任,只有自觉地到办公室加班,不然就算是在家休息,心里也不踏实。

二是要经常费脑。因为办公室主任需要考虑的事情很多,哪一件都错不得,再加上还有众多材料需要起草,因此真的是一个非常费脑的工作。

我一个人有工作群50多个,长期活跃的有20多个。现在大家都形成了习惯,有什么工作都在工作群里布置。无论是上班还是下班,我就一直把手机拿在手里,一有消息就要及时看一下,就生怕错过了什么重要通知。还有些工作,需要每天汇报情况,节假日也不例外。这样的看起来是小事,但是非常牵扯一个人的精力,真正能放松安心过一个周末的时候很少很少。

都说写材料的人头发白得快,掉得快。我们这县委办研究室的几位笔杆子,真的头发全都白了,但年龄都在40左右,和他们同龄的人相比真的是看起来老很多。到办公室后的有一段时间,办公室只有我和另外一名同志,那时候真的很忙,加上家里事情也多。那段时间,我经常下楼都不记得车停在什么地方,有时候想好久才能想起来。不过这也可能是我自己能力欠缺导致的,但我想与办公室事多费脑应该也还是有一定的关系^-^

三是要以私济公。作为办公室主任,在日常工作中,经常会有临时需要垫钱办事的时候。而这种时候,因为很突然,有些钱花的也不正规,但又不得不花,就只有自己掏腰包。


总结和感悟

总之,要做好办公室主任,既要自身能力素质过硬,也要心理素质强大,还需要能吃苦愿奉献。

都说办公室主任是单位培养的重点对象,我倒在提拔重用上没有什么奢求。只希望我们从事办公室工作的同志,在把工作做好的同时,能拥有一个健康的身体和心理。虽然办公室对单位重要,但是你对家人更重要。只有身体好心情好,才能给家人带来真正幸福美好的生活。

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