公文技巧

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向领导作口头汇报的十条通则

作者:成文 来源: 时间:2022-06-27 09:34:39 浏览次数:


无论在体制内还是体制外工作,都免不了也少不了向领导作汇报,这看似平常小事,却包含着很多做人做事的大学问,绝不能掉以轻心。汇报的质量高低、效果好坏,不仅直接影响到领导决策、工作开展,也在很大程度上决定着领导对干部职工的印象、评价以至于使用。

汇报,有书面汇报和口头汇报之分。我在这里所说的,侧重于后者。我之所以写下这篇文章,主要是发现身边不少同事,包括有一官半职者对这件事情把握得并不怎么好,特别是一些缺乏基层历练和多岗位锻炼的“三门型”干部。在他们当中,“不愿汇报”的不多,“不敢汇报”的不少,“不当汇报”的情况则相当不少。

“不敢汇报”,主要是出于对领导的敬畏心理,也有底气不足的原因,多发生在工龄短、年资浅的新人身上。

至于“不当汇报”,典型表现有这么四类:第一类是“被动汇报”,该汇报的不主动、不及时汇报,往往等到领导问起来,才借机汇报、顺势汇报。这样的汇报往往比较仓促,效果难以保证。第二类是“盲目汇报”,或者叫“懵懂汇报”,主要是汇报之前没有准备或准备不足,想到什么说什么,汇报不准确、不清晰、不到位;汇报的时候,既不看时间、地点和场合,也不看领导有没有空,逮住机会就凑上前去。第三类是“过度汇报”,没有必要汇报的事情也汇报,哪怕是鸡毛蒜皮、芝麻绿豆大的事情;一汇报起来就没完没了,领导实在耗不起那个时间,不得不打断汇报,给予提醒甚至叫停。第四类是“越级汇报”,没有经过请示或授权,跳过直接领导、分管领导,向主要领导、更大的领导作汇报。凡此种种,实质都是“不懂汇报”,至少对汇报的要领了解不够、掌握不好。

那么,怎样才能做好口头汇报呢?我根据自己的工作经验,包括时隔多年、不敢淡忘的教训,梳理出10条通则。所谓“通则”,意思是具有普适性,既适用于机关干部,也适用于企事业单位的员工;既适用于汇报思想,也适用于汇报工作;既适用于领导找你去汇报的“被动汇报”,也适用于你去找领导“主动汇报”。梳理出这么一套东西,对我自己来说,也是一次很好的总结提升。

下面,我就逐条说一说自己的心得体会。

1. 你向领导汇报的次数永远少于领导希望你汇报的次数。

这就是说,我们一定学会多汇报、勤汇报、主动汇报、及时汇报当然,“多”和“勤”都有个度,并不是越多越频繁越好,这需要具体情况具体对待,任何事情都是过犹不及。但是,首先你要记住:礼多人不怪,汇报既是一种工作需要,也是你对领导的一种礼敬,不汇报或者很少汇报、不主动汇报是万万不行的,说明你不尊重领导,至少在领导看来就是如此。

2. 质量高、效果好的汇报,除了掌握好“话术”,还要把握好“七要素”:人、事、式、场和时、度、效。

所谓“话术”,就是语言表达的方法和技巧。口头汇报是口头表达,不可能像书面汇报那样字斟句酌甚至反复打磨。每次汇报都先写出稿子,背得滚瓜烂熟再去汇报,显然也不现实。实际上,对口头汇报的要求远远没有书面汇报那么高。我认为,能够做到3个字就足够了,那就是“准、实、短”。

准,这是第一位的。要努力做到情况准、数据准。

实,主要是内容实。要实事求是、据实而言,丁是丁,卯是卯,挑重点,捞干货。向领导作汇报不要讲道理,因为领导比你更懂道理、更会讲道理,道理往往是从上面来的。汇报的时候,既不要添油加醋,也不要连汤带水,更不要东拉西扯,而要直奔主题、开门见山,有一说一、有二说二。

短,主要是时间短,也包括用短句,这样说起来、听起来都不费劲。怎样的汇报才叫“短”?这没有统一标准。我认为,一般以不超过5分钟为宜。如果领导听了你的汇报,主动向你进一步了解情况,导致汇报时间延长,当然不在此列。如果能够在一两分钟之内把事情说清楚,那就更好了。

下面,我重点说一说“七要素”。

一要看“人”。在汇报的形式和内容上做到因人而异,主动思考和回应领导关切,主动适应领导的风格、习惯和要求。

二要就“事”。区分事情的轻重缓急,在汇报上作出因应处理。这方面,要学会运用“四象限法”——以重要程度和紧急程度为两轴,把工作任务分为“紧急且重要”“紧急不重要”“重要不紧急”“不重要也不紧急”四个象限。对于紧急且重要的事情,马上汇报、抓紧推进;紧急但不重要的事情,先行推进、择时汇报;重要但不紧急的事情,拿出成熟的想法甚至具体方案再作汇报;既不重要也不紧急的事情,等到做完了、做好了,再根据实际情况决定是否汇报。

如果同时汇报几件事情,需要区分轻重缓急,预先排好顺序。一般情况下,重要的、紧急的事项,应当排在前、先汇报。

三要择“式”。根据实际情况,在口头汇报与书面汇报、电话汇报与当面汇报之中作出选择。现代社会,短信、微信是常用的汇报方式,但敏感的事情不宜采用。如果是急事要事,最好也不要采用这种方式,因为领导们都很忙,开会又多,不一定能及时看手机、看微信、看短信。请切记:重要的事情一定要口头汇报,即使有书面材料报上去。当然,如果有详细的书面材料,口头汇报在内容上可以从简,但这个环节绝不能“从减”。

四要辨“场”。就是要看场合,看汇报的地点是公众场合还是领导办公室,汇报的情形是当众汇报还是单独汇报,注意根据汇报的内容而有所区分。很多事情是不宜在外面汇报、当众汇报的。有时候,同一件事情,私底下汇报和当众汇报,结果会完全不同。

五要重“时”。包括审时、守时、惜时。惜时,就是不要浪费领导的时间,当然也不要浪费自己的时间。汇报时间长短与质量高低之间没有必然关系,在确保汇报质量的前提下,能短就不要长。守时,就是要严格遵守跟领导约定的时间,比预约的时间适当提前到位,说占用领导多少时间,尽可能不要超时。审时,就是要选择合适的时机,这个问题等一会我们再展开说。

六要有“度”。主要是控制好尺度、分寸,也包括控制好时间。

七要求“效”。就是要讲效率、重效果。不同内容的汇报,在效果评价上可能有不同的标准,但所有汇报的最终目的、最终效果,无外乎有成绩时能得到领导肯定,有想法时能得到领导支持,有“状况”时能得到领导谅解。

3. 主动汇报做到“三在先”:先作预约,先说事由,先亮时长。

如果我打算向领导作汇报,我一般会先打个电话,看看领导有没有时间、方便不方便。如果是有一定级别的“大领导”,我不会直接把电话打给领导,而是打给他的秘书或直接服务他的身边工作人员。即便到了领导办公室门口,我不会直接进去,而是先看一看或问一问领导是否有空、是否方便。

进门以后,我会直接说明打算汇报什么,大致需要占用领导多少时间,这就把控场的主动权交给了领导,毕竟他才是“主场”。如果领导觉得这个事情没那么重要,不需要花那么多时间听汇报,他会把意见说出来;如果领导觉得这个事情没那么急,至少没有他手头的事情紧急,他会让你另外约时间,这样就可以有效避免“不当汇报”。

4. 不做无准备的汇报。

汇报准备,主要包括内容准备、语言准备、资料准备和应准备。其中,内容准备和资料准备是“必须项”,而语言准备和应变准备则属于“加分项”。准备得越充分,汇报的效果往往会越好。

也许有人会问,如果领导搞突然袭击,根本来不及做准备怎么办?我的回答是,只有准备充分和不充分的汇报,根本不存在来不及做准备的汇报。突然袭击,考的主要是你平时的准备,也包括临时准备的能力。

5. 把准时机至关重要。

一般来说,有这么几个时机是比较合适的,也是需要主动汇报的。

一是做完工作计划后。这个时候作汇报,可以让领导对工作给予通盘指导,一次性解决很多问题,避免我们在工作中走弯路、做无用功。

二是重要工作、领导交办事项进行到一定程度特别是告一段落时。这时候,你需要主动向领导汇报工作进展情况,包括采取的措施、取得的成果、遇到的问题、解决的对策等,以便于领导掌握动态、继续“操盘”,及时而有针对性地给予工作指导,或者作出策略上的调整。如果工作结束后才去汇报,一旦出现什么状况,就会带来被动甚至造成难以挽回的后果。

三是工作中出现意外情况,或是遇到自身难以解决的问题、难以克服的困难时。出现意外,必须让领导及时知晓,以便临机决断、应急处置。遇到问题和困难,不能马上“甩锅”给领导,而要积极想办法去解决。确实无法解决的,决不能“绕着走”甚至“打埋伏”,要主动汇报,以寻求领导的支持和帮助。当然,汇报问题和困难的时候,一定要连带着提出对策建议,最好还能同时提供两三个解决方案,排出优先级,供领导参考和决断。我经常说,要让领导做“选择题”“判断题”,而不是“填空题”“问答题”,说的就是这个道理。

四是工作完成后。这时候的汇报是总结汇报,最重要的内容是结果和效果,当然也少不了简要总结几条成功经验,认真反思存在的不足,以便于在今后的工作中改进提高。但需要注意的是,口头总结经验不能像书面汇报那样成版成套地来,往往需要做简化和“降调”处理,既要简洁明了,又要通俗化、口语化。

6. 重要事项要尽可能口头汇报,最好是当面汇报。

一般来说,无论任何工作、任何事情,当面汇报都比电话汇报、口头汇报都比书面汇报更能体现对领导的尊重。即使有详细的书面汇报,你主动带着稿子上门去汇报,效果一定会更好。

当然,如果是三言两语就能说清楚的事,最好还是电话汇报,一来没有必要打扰领导,二来专门跑一趟未必值得

7. 不同目的、不同内容的汇报,要注意把握不同的侧重点,不能笼而统之,不能以不变应万变。

一般来说,侧重点可以按以下情形来把握:事前汇报“报计划”,事中汇报“报进展”,事毕汇报“报结果”;主动型汇报“报关键”,被动型汇报“报关切”;请示型汇报“报事项+方案”,说明型汇报“报缘由+情况”,求助型汇报“报难题+办法”,总结型汇报“报成效+经验”。

8. “倒悬式”汇报相当管用。

我们写材料,特别是写新闻报道、写书面汇报、写典型经验材料,常常采用结果倒悬的笔法,也就是先把结果或结论写出来,再展开作具体说明。这种方法,有助于引起注意、激发兴趣。

实践证明,这种“倒悬式”的汇报方法,不仅用在书面汇报上很有效,用在口头汇报上同样很管用。

9. 尽可能不要越级汇报。如果越了级的领导直接找你去汇报,事后应第一时间向直接领导“补汇报”。

请务必记住:越级汇报是职场大忌,对任何人、任何单位来说都是如此。

如果直接领导确实忙不过来,授权你去向更高一级的领导作汇报,那另当别论。但是,汇报什么要先向直接领导作汇报;汇报完了,汇报的情况特别是更高一级的领导有什么指示,要第一时间向直接领导汇报,决不能藏着、掖着。

这里所说的“补汇报”,就和亡羊补牢差不多,虽说损失或影响已经造成了,但“补”总比“不补”好。

10. 汇报是“汇”和“报”的统一。

所谓“汇”,就是要广泛收集占有信息,将掌握的情况进行归纳整理,使其内容全面、条理清晰、重点亮点难点等更为突出。“汇”的过程中,当然要有所取舍、取精用

所谓“报”,这是上行文的专用词,体现了自下而上的行文关系,需要注意口吻、使用敬语,也需要换位思考,主动替领导着想、为领导分忧。

这两个关键点,无论书面汇报还是口头汇报,都是一样的。我拿这一条来收尾,主要是想强调汇报的内容要有归纳、概括和选择,汇报的语言要有讲究、有艺术,这是做好汇报的基本要求,也是根本所在。

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